Informace o ochraně soukromí zaměstnance

Informace o osobních údajích

Toto oznámení přináší informace o zpracovávání vašich osobních údajů ve společnosti VOLVO.

Společnost, která vás zaměstnává („VOLVO“), je správcem osobních údajů, které od vás společnost VOLVO obdržela, a také dalších níže uvedených zdrojů. Pojem správce znamená, že o účelu a způsobu zpracování vašich osobních údajů rozhoduje společnost VOLVO. Společnost VOLVO odpovídá za zpracovávání vašich osobních údajů v souladu s platnými právními předpisy týkajícími se ochrany osobních údajů. Zpracovávání vašich osobních údajů ve společnosti VOLVO je nutno provádět s ohledem na váš zaměstnanecký poměr ve společnosti VOLVO. Pokud máte v souvislosti se zpracováním svých osobních údajů nějaké dotazy, obraťte se na pověřence společnosti VOLVO.

 

Společnost VOLVO může zpracovávat následující kategorie osobních údajů. Nemusí ovšem nutně zpracovávat všechny níže uvedené typy osobních údajů. Upozorňujeme, že u jednotlivých kategorií uvádíme pouze příklady, nikoli vyčerpávající výčet.

 

Údaje o fyzické osobě, např. jméno, datum narození, číslo sociálního pojištění (nebo obdobné číslo), pohlaví, národnost, upřednostňovaný jazyk, rodinný stav, fotografie

Údaje o organizaci, např. počet zaměstnanců, popis práce, pozice, pracoviště, obchodní jednotka, oddělení, nadřízený, přímí podřízení

Kontaktní údaje, např. adresa do zaměstnání, domácí adresa, e-mailová adresa, telefonní číslo

Údaje o mzdě a zaměstnaneckých benefitech, např. výše mzdy, přehodnocení mzdy, položky odčitatelné ze základu daně, informace o penzijním pojištění, údaje o bankovním účtu

Údaje související s personální agendou, např. pracovní smlouva a další dohody uzavřené mezi vámi a společností VOLVO, žádosti a další formuláře týkající se například rodičovské dovolené, informace o datu nástupu do zaměstnání a ukončení pracovního poměru

Časové údaje, např. pracovní doba, odpracovaná doba, dovolená, pracovní volno (rodičovská dovolená, pracovní neschopnost atd.)

Údaje o členství v odborech, je-li to relevantní

Údaje související se zabezpečením, např. přístupové karty, oprávnění k přístupu a využití přístupových karet a oprávnění k přístupu

Údaje týkající se zdraví a bezpečnosti, např. informace o pracovní neschopnosti, rehabilitačních plánech, nehodách souvisejících s prací, zdravotních prohlídkách

Údaje o výrobě/opravách/servisu, např. sledování a zaznamenávání kroků, které jste podnikli v souvislosti s výrobou, údržbou, opravami či servisem vozidel

Údaje o výkonu a hodnocení, např. hodnocení, posudky a případně záznamy o disciplinárních opatřeních

Údaje o kvalifikaci, např. záznamy o vzdělávání a školicích aktivitách

Údaje týkající se cestování, např. informace o služebních cestách, podrobnosti o rezervacích, číslo cestovního pasu, číslo firemní kreditní karty, faktury za cesty a stravné

Údaje o využívání podpory, např. otázky vznesené vámi / vaším nadřízeným / personálním oddělením související s vaším zaměstnáním či IT vybavením nebo podpora, jež vám byla poskytnuta v souvislosti s vaším zaměstnáním či IT vybavením

Údaje související se systémy IT, např. ID uživatele, hesla, přihlašovací údaje a také data a záznamy o používání IT vybavení, aplikací či služeb společnosti VOLVO, podle platných zásad společnosti VOLVO o využívání IT vybavení

 

Údaje o členství v odborech a některé údaje týkající se zdraví a bezpečnosti se podle platných zákonů o ochraně osobních údajů považují za citlivé údaje, a proto se s nimi musí nakládat obzvlášť opatrně. Citlivé údaje se smí zpracovávat pouze v případě, že to je nutné s ohledem na splnění právní povinnosti, že to povoluje kolektivní smlouva nebo na základě výslovného souhlasu.

 

Ve chvíli, kdy používáte produkt ve vlastnictví společnosti Volvo, například nákladní vozidlo, se automaticky generují některé údaje generované vozidlem (např. číslo vozidla/podvozku, signály atd.). Společnost VOLVO však tyto údaje nevyužívá, pokud použití produktu nesouvisí s testováním, řešením problémů s kvalitou nebo vývojem produktů. Upozorňujeme, že tento oddíl se netýká automobilů společnosti.

 

Společnost VOLVO může zpracovávat rovněž omezené množství osobních údajů (jméno a kontaktní údaje) osob, jež určíte jako osoby, které má společnost VOLVO kontaktovat v nouzových situacích. V některých zemích se údaje nejbližších příbuzných mohou zpracovávat také pro vybrané účely související s benefity nebo povinnostmi vyplývajícími z pracovněprávních předpisů.

Společnost VOLVO vaše osobní údaje bude zpracovávat na základě některého z následujících právních důvodů. Podrobnější informace uvádíme níže.

 

Právní povinnost. Příklad: Společnost VOLVO může mít povinnost informovat daňové orgány o vašich příjmech.

 

Smluvní povinnost. Příklad: Společnost VOLVO musí zpracovávat vaše osobní údaje, aby vám mohla vyplácet smluvně sjednanou mzdu.

 

Oprávněný zájem. Oprávněným zájmem společnosti VOLVO je za normálních okolností spravovat běžný chod společnosti a zajistit bezpečnost jejích provozů a vybavení a také její vnitřní kontrolu. To, zda osobní údaje smí zpracovat na základě oprávněného zájmu, společnost VOLVO posuzuje případ od případu. Příklady: Společnost VOLVO potřebuje některé vaše osobní údaje zpracovávat kvůli pracovním cestám – v souvislosti se svým oprávněným zájmem spravovat běžný chod společnosti. Určité osobní údaje potřebuje zpracovat, aby mohla prověřit stav svého IT vybavení; zde je jejím oprávněným zájmem zajištění bezpečnosti vybavení.

 

Ve výjimečných případech, pouze pokud nelze uplatnit jiný právní důvod, vás společnost VOLVO může požádat, abyste jí ke zpracování svých osobních údajů dali výslovný souhlas.

 

Společnost VOLVO bude vaše osobní údaje, jejichž příklady jsou uvedeny výše, zpracovávat pro následující obecné účely. Upozorňujeme, že u jednotlivých účelů uvádíme pouze příklady, nikoli vyčerpávající výčet.

 

Administrativa (obvykle na základě smluvní povinnosti nebo oprávněného zájmu)

 

Možnost vašeho zaregistrování do systémů společnosti VOLVO a obecného administrativního vedení vašeho zaměstnaneckého poměru se společností VOLVO

 

Možnost řádného využívání licence

 

Možnost průběžné aktualizace přehledu struktury organizace a záznamů o zaměstnancích, včetně tvorby interních výkazů a statistik

 

Možnost vyplácet vám mzdu, příspěvek na penzijní pojištění a další benefity a rovněž přehodnocovat výši vaší mzdy, včetně zpracování interních výkazů a statistik

 

Možnost kontroly průběhu projektů

 

Vykazování (obvykle na základě právní povinnosti nebo oprávněného zájmu)

 

Možnost předávat informace státním orgánům, jak společnosti ukládá zákon, například daňovému úřadu

 

Možnost sledovat dobu, kterou odpracujete, a vaše pracovní volno a dovolené, a to pro účel stanovení výše odměny a též pro účely fakturace

 

Požadavek pracovněprávních předpisů (obvykle na základě právní povinnosti)

 

Možnost plnit povinnosti, jež společnosti VOLVO vyplývají z kolektivních smluv uzavřených s odbory nebo z pracovněprávních předpisů

 

Pracovní prostředí a bezpečnost produktů (obvykle na základě právní povinnosti nebo oprávněného zájmu)

 

Možnost plnit povinnosti, jež společnosti VOLVO ukládají, aby vytvořila bezpečné pracovní prostředí (včetně kontrol a zamezení neoprávněného přístupu do areálu společnosti VOLVO a k jejímu vybavení), a další povinnosti, jež určují pravidla pro pracovní prostředí či pracovněprávní předpisy

 

Možnost plnit povinnosti, jež má společnost VOLVO v souvislosti s bezpečností a kvalitou produktů

 

Rozvoj zaměstnanců (obvykle na základě právní nebo smluvní povinnosti nebo oprávněného zájmu)

 

Možnost realizovat činnosti spojené s rozvojem/zdokonalováním kompetencí a také s hodnocením a posuzováním výkonu

 

Možnost realizovat a doporučovat vzdělávací a školicí aktivity

 

Činnosti zaměstnanců spojené s prací (obvykle na základě právní nebo smluvní povinnosti nebo oprávněného zájmu)

 

Možnost, abyste vykonávali své pracovní povinnosti, např. psali e-maily, vytvářeli dokumenty, výkazy, prezentace, výkresy atp.

 

Možnost realizovat pracovní cesty

 

Možnost zodpovídat otázky vznesené vámi / vaším nadřízeným / personálním oddělením, jež souvisejí s vaším zaměstnáním či IT vybavením/službami, a možnost poskytovat vám podporu nezbytnou pro plnění pracovních úkolů

 

Možnost podle potřeby čas od času kontrolovat dodržování zásad společnosti VOLVO, mimo jiné Etického kodexu společností skupiny Volvo Group a zásad společnosti VOLVO o využívání IT vybavení, a prošetřovat podezření na zakázané jednání

 

Výzkum a vývoj a řešení problémů s kvalitou (obvykle na základě oprávněného zájmu)

 

Možnost provádět výzkum a vývoj ve vztahu k produktům Volvo (např. nákladním vozidlům), včetně použití údajů o vozidle vygenerovaných ve chvíli, kdy jste používali produkt ve vlastnictví společnosti Volvo (viz výše)

 

Možnost řešit problémy s kvalitou související s produkty Volvo (např. nákladními vozidly), mimo jiné i s použitím údajů o vozidle vygenerovaných ve chvíli, kdy jste používali produkt ve vlastnictví společnosti Volvo (viz výše)

Společnost VOLVO bude vaše osobní údaje získávat v prvé řadě od vás samotných, vašeho nadřízeného, personálního oddělení nebo jiné třetí strany, na niž nás v souvislosti se žádostí o své osobní údaje odkážete. Některé osobní údaje rovněž mohou generovat automaticky IT systémy společnosti VOLVO nebo obdobné systémy, například při vytváření vašeho ID uživatele pro systémy společnosti VOLVO.

Společnost VOLVO vaše osobní údaje za normálních okolností nebude sdílet s nikým mimo skupinu Volvo Group, pokud to nebude vyžadovat zákon, nařízení nebo kolektivní smlouva. Jestliže to však bude nutné s ohledem na naplnění účelu zpracování osobních údajů, společnost VOLVO může vaše osobní údaje sdílet s ostatními společnostmi skupiny Volvo Group včetně společností mimo EU/EHP. Bude-li to nutné s ohledem na naplnění účelu zpracování osobních údajů, společnost Volvo vaše osobní údaje může sdílet také s externími dodavateli včetně dodavatelů mimo EU/EHP. Ve všech těchto případech společnost VOLVO vynaloží veškeré úsilí, aby se ujistila, že se uplatňují vhodná bezpečnostní opatření, jež zaručují úroveň ochrany vašich osobních údajů, jakou vyžadují platné předpisy o ochraně osobních údajů. To znamená, že například může uzavírat dohody s partnerskými společnostmi nebo dohody o externím zpracování osobních údajů, jež budou vycházet ze standardních smluvních doložek schválených EU nebo ze štítu EU–USA na ochranu soukromí, případně z jiných mechanismů tohoto typu, jež uznávají či schvalují relevantní orgány. Máte-li k předávání údajů jakékoli otázky, obraťte se na pověřence společnosti VOLVO pro ochranu osobních údajů.

Společnost VOLVO bude vaše osobní údaje uchovávat obvykle po dobu trvání vašeho pracovního poměru. Po skončení pracovního poměru bude společnost VOLVO dále uchovávat pouze osobní údaje, jež budou nezbytné k naplnění účelu, pro nějž byly shromážděny, a to pouze do doby, než tento účel bude splněn, nebo (jestliže tato doba bude delší) po dobu, po niž je musí uchovávat, aby splnila své právní a daňové povinnosti a povinnosti spojené s benefity vyplývající z místních předpisů nebo právní požadavky v případě, že probíhá, hrozí nebo se očekává soudní spor či vznesení nároku.

Máte právo si ke svým osobním údajům vyžádat přístup. Máte také právo vyžadovat, aby společnost VOLVO upravila či vymazala vaše osobní údaje, případně omezila jejich zpracovávání. Také jste oprávněni vyslovovat námitky vůči zpracovávání svých osobních údajů ve společnosti VOLVO a požadovat přenositelnost osobních údajů. Společnost VOLVO však není vždy povinna splnit požadavky na vymazání nebo omezení rozsahu osobních údajů, námitky vůči jejich zpracovávání nebo požadavky na jejich přenositelnost. Posouzení proběhne případ od případu na základě právních povinností společnosti VOLVO a příslušných výjimek.

Další informace o právech subjektů údajů