INFORMACE O OCHRANĚ OSOBNÍCH ÚDAJŮ PORADCE

Společnost VOLVO bude zpracovávat některé nebo všechny následující kategorie osobních údajů.

• Údaje o fyzické osobě, např. jméno, datum narození, pohlaví, národnost, upřednostňovaný jazyk, fotografie
• Údaje o organizaci, např. číslo poradce, popis služeb, pracoviště, obchodní jednotka, oddělení, nadřízený, přímí podřízení
• Kontaktní údaje, např. adresa pracoviště, domácí adresa, e-mailová adresa, telefonní číslo
• Údaje související administrativními záležitostmi, např. smlouva o poradenství a informace o datu zahájení a ukončení sjednané činnosti
• Časové údaje, např. pracovní doba, odpracovaná doba
• Údaje související se zabezpečením, např. přístupové karty, oprávnění k přístupu a využití přístupových karet a oprávnění k přístupu
• Údaje týkající se zdraví a bezpečnosti, např. informace o nehodách souvisejících s prací
• Údaje o výrobě/opravách/servisu, např. sledování a zaznamenávání kroků, které jste podnikli v souvislosti s výrobou, údržbou, opravami či servisem vozidel
• Údaje o kvalifikaci, např. záznamy o vzdělávání a školicích aktivitách
• Údaje týkající se cestování, např. informace o služebních cestách, podrobnosti o rezervacích, číslo cestovního pasu, faktury za cesty a stravné
• Údaje o využívání podpory, např. otázky vznesené vámi / vaším nadřízeným ze společnosti VOLVO / personálním oddělením související s vaší činností či IT vybavením nebo podpora, jež vám byla poskytnuta v souvislosti s vaší činností či IT vybavením
• Údaje související se systémy IT, např. ID uživatele, hesla, přihlašovací údaje a také data a záznamy o používání IT vybavení, aplikací či služeb společnosti VOLVO, podle platných zásad společnosti VOLVO o využívání IT vybavení

Některé údaje týkající se zdraví a bezpečnosti se podle platných zákonů o ochraně osobních údajů považují za citlivé údaje, a proto se s nimi musí nakládat obzvlášť opatrně. Citlivé údaje se zpracovávají pouze v případě, že to je nutné s ohledem na splnění právní povinnosti, nebo na základě výslovného souhlasu.

Ve chvíli, kdy používáte produkt ve vlastnictví společnosti Volvo, například nákladní vozidlo, se automaticky generují některé údaje generované vozidlem (např. číslo vozidla/podvozku, signály atd.). Společnost VOLVO však tyto údaje nevyužívá, pokud použití produktu nesouvisí s testováním, řešením problémů s kvalitou nebo vývojem produktů.

Společnost VOLVO může zpracovávat rovněž omezené množství osobních údajů (jméno a kontaktní údaje) osob, jež určíte jako osoby, které má společnost VOLVO kontaktovat v nouzových situacích.

Společnost VOLVO vaše osobní údaje bude zpracovávat na základě některého z následujících právních důvodů. Podrobnější informace uvádíme níže.

• Smluvní povinnost. Příklad: Společnost VOLVO musí zpracovávat vaše osobní údaje, aby mohla plnit své povinnosti vyplývající ze smlouvy o poskytování služeb, již uzavřela s vaším zaměstnavatelem.

• Oprávněné zájmy. Oprávněné zájmy společnosti VOLVO jsou za normálních okolností spravovat běžný chod společnosti a zajistit bezpečnost jejích provozů a vybavení a také její vnitřní kontrolu. To, zda ji rovnováha zájmů opravňuje ke zpracování osobních údajů, společnost VOLVO posuzuje případ od případu. Příklady: Společnost VOLVO potřebuje některé vaše osobní údaje zpracovávat kvůli pracovním cestám – v souvislosti se svým oprávněným zájmem spravovat běžný chod společnosti. Určité osobní údaje potřebuje zpracovat, aby mohla prověřit stav svého IT vybavení; v tomto případě je jejím oprávněným zájmem zajištění bezpečnosti vybavení.

Ve výjimečných případech, pouze pokud nelze uplatnit jiný právní důvod, vás společnost VOLVO může požádat, abyste jí ke zpracování svých osobních údajů dali souhlas. Svůj souhlas se zpracováním údajů můžete kdykoli odvolat. Tímto krokem se však nijak nezmění zákonnost zpracování údajů na základě vašeho souhlasu, které proběhlo ještě před odvoláním souhlasu.

Společnost VOLVO bude vaše osobní údaje, jejichž příklady jsou uvedeny výše, zpracovávat pro následující účely.

Administrativa (obvykle na základě smluvní povinnosti nebo rovnováhy zájmů)

• Možnost vašeho zaregistrování do systémů společnosti VOLVO a obecného administrativního vedení vaší činnosti pro společnost VOLVO
• Možnost řádného využívání licence
• Možnost průběžné aktualizace přehledu struktury organizace a záznamů o poradcích, včetně tvorby interních výkazů a statistik
• Možnost kontroly průběhu projektů

Vykazování (obvykle na základě právní povinnosti nebo rovnováhy zájmů)

• Možnost předávat informace státním orgánům, jak společnosti ukládá zákon
• Možnost sledovat dobu, kterou odpracujete, pro účely fakturace vašeho zaměstnavatele

Pracovní prostředí a bezpečnost produktů (obvykle na základě právní povinnosti nebo rovnováhy zájmů)

• Možnost plnit povinnosti, jež společnosti VOLVO ukládají, aby vytvořila bezpečné pracovní prostředí (včetně kontrol a zamezení neoprávněného přístupu do areálu společnosti VOLVO a k jejímu vybavení), a další povinnosti, jež určují pravidla pro pracovní prostředí či pracovněprávní předpisy
• Možnost plnit povinnosti, jež má společnost VOLVO v souvislosti s bezpečností a kvalitou produktů

Váš rozvoj a vaše aktivity (obvykle na základě právní nebo smluvní povinnosti nebo rovnováhy zájmů)

• Možnost realizovat činnosti spojené s rozvojem kompetencí
• Možnost realizovat a doporučovat vzdělávací a školicí aktivity

Činnosti zaměstnanců spojené s prací (obvykle na základě právní nebo smluvní povinnosti nebo oprávněného zájmu)

• Možnost, abyste vykonávali své pracovní povinnosti, např. psali e-maily, vytvářeli dokumenty, výkazy, prezentace, výkresy atp.
• Možnost realizovat pracovní cesty
• Možnost zodpovídat otázky vznesené vámi / vaším nadřízeným ze společnosti VOLVO / personálním oddělením, jež souvisejí s vaší činností či IT vybavením/službami, a možnost poskytovat vám podporu, kterou potřebujete, abyste mohli plnit své pracovní úkoly
• Možnost podle potřeby čas od času kontrolovat dodržování zásad společnosti VOLVO, mimo jiné Etického kodexu společností skupiny Volvo Group a zásad společnosti VOLVO o využívání IT vybavení, a prošetřovat podezření na zakázané jednání

Výzkum a vývoj a řešení problémů s kvalitou (obvykle na základě oprávněného zájmu)

• Možnost provádět výzkum a vývoj ve vztahu k produktům Volvo (např. nákladním vozidlům), včetně použití údajů o vozidle vygenerovaných ve chvíli, kdy jste používali produkt ve vlastnictví společnosti Volvo (viz výše)
• Možnost řešit problémy s kvalitou související s produkty Volvo (např. nákladními vozidly), mimo jiné i s použitím údajů o vozidle vygenerovaných ve chvíli, kdy jste používali produkt ve vlastnictví společnosti Volvo (viz výše)

Společnost VOLVO bude vaše osobní údaje získávat v prvé řadě od vás samotných, vašeho nadřízeného ze společnosti VOLVO, vašeho zaměstnavatele nebo personálního oddělení nebo jiné třetí strany, na niž nás v souvislosti se žádostí o své osobní údaje odkážete. Některé osobní údaje rovněž mohou automaticky generovat IT systémy společnosti VOLVO, například při vytváření vašeho ID uživatele.

Osobní údaje jsou povinné a nezbytné, aby bylo možné plnit vaši smlouvu o poradenství; bez požadovaných osobních údajů tuto smlouvu vůbec není možné uzavřít.

Společnost VOLVO vaše osobní údaje za normálních okolností nebude sdílet s nikým mimo skupinu Volvo Group, pokud to nebude vyžadovat zákon či nařízení. Jestliže to však bude nutné s ohledem na naplnění účelu zpracování osobních údajů, společnost VOLVO vaše osobní údaje může sdílet s ostatními společnostmi skupiny Volvo Group včetně společností mimo Evropskou unii či Evropský hospodářský prostor (EU/EHP). Bude-li to nutné s ohledem na naplnění účelu zpracování osobních údajů, společnost Volvo vaše osobní údaje může sdílet také s externími dodavateli včetně dodavatelů mimo EU/EHP.

Společnost VOLVO se ujistí, že se uplatňují vhodná bezpečnostní opatření, jež zaručují úroveň ochrany vašich osobních údajů, jakou vyžadují platné předpisy o ochraně osobních údajů. To znamená, že například může uzavírat dohody s partnerskými společnostmi nebo dohody o externím zpracování osobních údajů, jež budou vycházet ze standardních smluvních doložek schválených EU nebo ze štítu EU–USA na ochranu soukromí, případně z jiných mechanismů tohoto typu, jež uznávají či schvalují relevantní orgány. Máte-li k předávání údajů jakékoli otázky, obraťte se na pověřence společnosti VOLVO pro ochranu osobních údajů.

Společnost VOLVO bude vaše osobní údaje uchovávat obvykle po dobu trvání vaší smlouvy o poradenství. Po skončení spolupráce s vámi bude společnost VOLVO dále uchovávat pouze osobní údaje, jež budou nezbytné k naplnění účelu, pro nějž byly shromážděny, a to pouze do doby, než tento účel bude splněn, nebo (jestliže tato doba bude delší) po dobu, po niž je musí uchovávat, aby splnila své právní povinnosti vyplývající z místních předpisů nebo právní požadavky v případě, že probíhá, hrozí nebo se očekává soudní spor či vznesení nároku.  

Máte právo po společnosti VOLVO žádat, aby vám sdělila informace o vašich osobních údajích, jež zpracovává, a aby vám umožnila přístup k těmto osobním údajům. Dále máte právo žádat opravu svých osobních údajů, jestliže nejsou správné, a vymazání svých osobních údajů. Rovněž máte právo žádat omezení zpracování svých osobních údajů, tedy žádat, aby společnost VOLVO vaše údaje za určitých okolností zpracovávala pouze v určité míře. Podle platných předpisů máte též právo vznést námitku proti zpracování svých údajů na základě oprávněného zájmu či pro účely přímého marketingu. Pokud společnost VOLVO vaše osobní údaje zpracovává na základě souhlasu či smluvní povinnosti a zpracování provádí automatizovaně, máte právo také na přenositelnost údajů (předání osobních údajů jinému správci).

Dále máte právo podat dozorovému úřadu stížnost na zpracování vašich osobních údajů společností VOLVO. Bližší informace o těchto právech a o způsobu jejich uplatnění vám na požádání sdělí pověřenec společnosti VOLVO pro ochranu osobních údajů. 

Další informace o právech subjektů údajů